T.C.

GÖLHİSAR KAYMAKAMLIĞI

İMZA YETKİLERİ YÖNERGESİ

BİRİNCİ BÖLÜM

        GENEL ESASLAR

1-AMAÇ

Bu Yönerge ile Gölhisar Kaymakamlığı’na bağlı kuruluşlarda Kaymakam adına imzaya yetkili kişileri belirlemek, verilen yetkileri belli ilke ve usullere bağlamak, alt kademelere yetki tanıyarak sorumluluk duygusunu geliştirmek, üst makamlara düşünme, politika ve proje üretme, önemli konularda daha sağlam karar almak için zaman kazandırma ve bürokratik iş ve işlemleri kısaltarak karar alma sürecini hızlı, etkin ve verimli kılmak amaçlanmıştır.

            2-KAPSAM

Bu Yönerge Kaymakamlık ve Kaymakamlığa bağlı olarak hizmet yürütmekte olan kamu kurum ve kuruluşlarının yapacakları yazışmalarda, yürütecekleri iş ve işlemlerde Kaymakam adına imza yetkisi kullanma şekil, yöntem ve şartlarını kapsar.

            3-HUKUKİ DAYANAK

Bu Yönerge, 1 sayılı Cumhurbaşkanlığı Teşkilatı Hakkında Cumhurbaşkanlığı Kararnamesi, 4 sayılı Bakanlıklara Bağlı, İlgili, İlişkili Kurum ve Kuruluşlar ile Diğer Kurum ve Kuruluşların Teşkilatı Hakkında Cumhurbaşkanlığı Kararnamesi, 5442 sayılı İl İdaresi Kanunu ile Valilik ve Kaymakamlık Birimleri Teşkilat Görev ve Çalışma Yönetmeliği uyarınca çıkarılmıştır.

            4- İLKELER VE USULLER

1-İmza yetkilerinin sorumlulukla dengeli, etkili, noksansız, tam ve doğru olarak kullanılması temel kuraldır.

            2-Her kademe, sorumluluğu derecesinde bilmek durumunda olduğu konular üzerinde aydınlatılır. Yetkisi derecesinde “Bilme Hakkı”nı kullanır.

Bu amaçla:

a- Her makam sahibi, imzaladığı yazılarda üst makamların bilmesi gerekenleri takdir ederek zamanında bilgi vermekle yükümlüdür.

b- Kaymakam İlçenin tümü ile, kendilerine bağlı dairelerle, birim amirleri kendi birimleri ile ilgili olarak “Bilme Hakkı”nı kullanırlar.

c- Gizli konular sadece bilmesi gerekenlere, bilmesi gerektiği kadarıyla açıklanır. İmza yetkisi verilenler, yetki alanlarına giren özellik arz eden konu ve işler ile prensip kararı niteliği taşıyan, Kaymakamlık politikasını ilgilendiren hususlarda imzadan önce işlem safhasında Kaymakam’a varsa alternatif önerilerle birlikte bilgi sunmak ve Kaymakamın görüş ve direktifine göre hareket etme durumundadırlar.

            3-Birim amirleri, birimlerinde çıkan bütün yazılardan sorumlu olup, yazılar ara kademe amirlerinin parafı alınmadan imzaya sunulmaz.

            4-Yetkilinin izinli olduğu hallerde vekili imza yetkisini kullanır. Bilahare yetkiliye yapılan iş ve işlemler ile ilgili bilgi verilir.

            5-Yazılar varsa ekleriyle ve öncesiyle birlikte imzaya sunulur. Ekler başlıklı, ek numaralı ve tasdikli olur.

            6-Mahalli İdareler ve tüm birimlerden Kaymakamlığa yazılan yazılarda birimin en üst amirinin imzası bulunur. En üst amirin imzasını taşımayan yazılar Evrak Bürosunca işleme konulmadan ilgili daireye iade edilir.

            7-Kendilerine yetki devredilenler bu yetkiyi Kaymakam onayı olmadıkça bir başkasına devredemezler.

            8-Kaymakam adına yetki verilmiş konularda imzalanacak yazılarda, yazının sağ alt köşesinin imza yerine Birim Amirinin Adı ve Soyadından sonra Kaymakam Adına (Kaymakam a.) ibaresi ile birlikte unvanı yazılacaktır. Kaymakam onayı ile birim amirinden daha alt kademelere yetki devredildiğinde, yetkiyi kullanan makamlar da aynı şekilde Kaymakam Adına (Kaymakam a.) ibaresi kullanacaktır. Yazışma ve Onaylarda müdür adına, komutan adına, malmüdürü adına, müftü adına vb. ibareler kullanılmayacaktır.

            9-Hukuksal dayanağı bulunmayan hiçbir onay teklif edilmeyecektir. Her türlü yazının dayanağı olan mevzuatın açıkça belirtilmesi esastır.            

            10-(Kanunu’nun         ….maddesi” ve “…….. Yönetmeliğinin        maddesi” gibi). Buna uygun olmayan yazılar ilgililerince imzalanmayacaktır.

            11-Havale evrakında ve yazıda “görüşelim” notu konulan yazılan, ilgili birim amirleri en kısa zamanda ikaza mahal olmadan gerekli ön bilgi ve belgelerle havalede imzası bulunan Kaymakam ile

görüşerek gereğini yapacaklardır.

            12-Onaylarda “OLUR” , “ONAY” , “UYGUNDUR” , “MUVAFIKTIR” gibi değişik ifadeler yerine her onay için “OLUR”  deyimi kullanılacak ve imza yeri için yeterli bir açıklık bırakılacaktır. Onaylar zorunluluk bulunmadıkça tek nüsha olarak hazırlanacaktır.

            A- BAŞVURU

Başvurularla ilgili olarak Kaymakamlıkça aşağıdaki usul ve yöntemlerin uygulanması öngörülmüştür:

            1-Vatandaşlarımızın iş ve işlemlerini daha kısa sürede, zaman ve kaynak israfına yol açmadan neticelendirmelerine imkân sağlamak bakımından, dilekçe ve müracaatlar doğrudan ilgili kuruma yapabilecek, bu durumda vatandaşların Kaymakamlığa gönderilmeden dilekçe ve müracaatları doğrudan kabul edilerek işlemlere derhal başlanacaktır.

            2-Dilekçelerin yasal süre içerisinde gereği yapılacak ve başvuru sahibi vatandaşlara sonuç yazılı olarak bildirilecektir.

            3-Kendisine başvurulan birim amirleri konunun incelenmesini ve çözümünü kendi yetkisi dışında görürse dilekçe Kaymakama sunulacak ve onun direktifine göre gereği yapılacaktır. Başvurular Hükümet icraatlarına ya da Kaymakamlık icraatı iş ve işlemlerine ilişkin bulunuyor ise verilecek cevaplardan önce Makam’ a bilgi sunulacaktır.

            4-Doğrudan Kaymakamlık Makamına yapılan yazılı başvurular bir özellik arz etmediği, Kaymakam tarafından görülmesinde bir zorunluluk olmadığı bir ihbarı ya da bir şikâyeti kapsamadığı takdirde, İlçe Yazı İşleri Müdürü tarafından havalesi yapıldıktan sonra, evrak bürosunda kaydı yapılıp, ilgili kuruluşun adının dilekçe altına yazılması suretiyle dilekçenin ilgili daireye gitmesi sağlanacaktır. Bu şekilde ilgili birime giden dilekçeler işleme konulacak ve sonuç dilekçe sahibine yukarıda belirtilen esaslar çerçevesinde yazılı olarak bildirilecektir.

5-Dilekçe üzerine yapılan işlem çerçevesinde başka birimlere yazı yazılması gerekiyorsa, yazılan yazının bir nüshası da bilgi için dilekçe sahibi vatandaşa gönderilecektir.

6. Alt birimlere yazılan talimatlarda ve verilen görevlerde süre konması usul haline getirilecektir.

            B-GELEN YAZILAR- EVRAK HAVALESİ

            1- Cumhurbaşkanı, Cumhurbaşkanlığına bağlı kurum ve kuruluşların üst yöneticileri, Bakanlar ve İçişleri Bakanı Yardımcılarının imzaladığı yazılar ile kişiye özel her türlü yazılarla şifreler (güvenlik, soruşturma ve gizli tezkiye yazıları hariç) Kaymakam tarafından, bulunmadığı zamanlar ve acil hallerde İlçe Yazı İşleri Müdürü tarafından havale edilecektir.

            2-Yazı İşleri Müdürü kendilerine gelen evraktan Kaymakamın görmesi gerekenlerin üzerine T (Takdim) yazarak Makam’ a göndereceklerdir.

            3-Bakanlıklardan veya diğer merkez kuruluşlarından ilgili birimlere doğrudan gelen faks veya yazılar işleme konulmadan önce konusuna göre Kaymakama veya İlçe Yazı İşleri Müdürü’ne sunularak havalesi sağlanır.

C- GİDEN YAZILAR

1-Kaymakam adına Kaymakamın imza yetkisi vermiş olduğu birim amirleri tarafından imzalanıp gönderilecek tüm yazılarda;

          a) 09.06.2020 tarih ve 31151 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik,

          b) 12.09.2018 tarih ve 30533 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan Valilik ve Kaymakamlık Birimleri Teşkilat Görev ve Çalışma Yönetmeliği’nin 5. , 6. ve 7. madde hükümleri uygulanacaktır.

            2-Yazışmalarda standardizasyona özen gösterilecektir.

D- SORUMLULUK

1-Bu Yönerge ile verilen yetkilerin kullanılması ve Yönergeye göre hareket edildiğinin denetlenmesinden Kaymakam ile ilgili birim amirleri;

            2-Yazışmalarda cevapların zamanında verilmesi esas olduğundan gecikmelerden ilgili memur ve amirler müştereken sorumludur.

            3-Yazışmaların; yazışma usulleri ve bu yönergeye uygun olarak yapılmasından, yazıların dosyalanması ve korunmasından birim amirleri ve birimlerin yazı işleri görevlileri,

            4-Gizlilik dereceli bilgi ve evrakın, ilgisiz kişilerin eline geçmesinden ve bilmemesi gereken kişilerin konudan haberdar olmasından birim amiri ve tüm ilgililer, müştereken sorumludur.

                                            İKİNCİ BÖLÜM

        İMZA YETKİLERİ

A-KAYMAKAM TARAFINDAN İMZALANACAK ve ONAYLANACAK YAZILAR

1-İlçede görev yapan kamu personelinin il içi görevlendirme onayları ile taşıt görevlendirme onayları,

            2-Güvenlik personelinin adli ve istihbarı görevlerini yerine getirmek üzere araçlı veya araçsız olarak il dışına görevlendirmelerine ilişkin onaylar,

            3-Araçların bakım ve onarımı ile hasta sevklerine ilişkin İl dışı araç ve personel görevlendirilmesine ilişkin onaylar,

            4. İlçede görevli kamu personelinin izinlerini yurtdışında geçirmelerine ilişkin onaylar,

            5. Özlük dosyası ilçede tutulan tüm personelin derece ve kademe işlemlerine ilişkin onaylar ile intibak ve hizmet birleştirme onayları,

            6. İlçede kuruluşu olamayıp görevlisi bulunan kamu görevlilerine ilişkin görevlendirme onayları,

            7. İlçe dışına veya ilçeye atanan ilçe personelinin özlük dosyalarının doğrudan istenmesi ve gönderilmesine ilişkin yazılar,

            8. Personelin il içerisinde her türlü kongre, seminer, toplantı vb. faaliyetlere katılmalarına ilişkin onaylar,

            9. Bakanlıklar veya Valilik tarafından bildirilen seminer ve toplantılara İlçe personelinin katılımına ilişkin onaylar,

            10. Hükümlü ve tutuklulara verilen izinlerde geceleyin konaklanacak yerin belirlenmesi,

            11. 91/1779 karar sayılı Yönetmeliğin 7, 9, 55 ve Ek-1 maddeleri haricinde kalan silah bulundurma ve taşıma ruhsatlarına ilişkin onaylar ile devir onayları ve bu kapsamdaki diğer işlemlere ilişkin onaylar,

            12. İlçelerdeki kamu görevlilerinin pasaport işlemlerine ilişkin yazışmalar ile öğrencilerin pasaport işlemlerine dair yazışmaların doğrudan yapılması,

            13. Gerçek veya özel hukuk tüzel kişilerinin Milli Eğitim Müdürlüğü veya diğer eğitim öğretim kurumları ile birlikte ya da tek başlarına okul ve kurumlarda veya doğrudan öğrencilere yönelik olarak yapacakları her türlü etkinliğe ilişkin onaylar,

            14. Gerçek veya özel hukuk tüzel kişileri tarafından okul ve kurumlarda dağıtılmak istenen her türlü basılı, görsel-işitsel materyalin dağıtılmasına ilişkin onaylar,

            15. Ders tamamlama (ek ders) amacıyla öğretmen görevlendirmesine ilişkin onaylar,

            16. Ücretli öğretmen görevlendirmesine ilişkin onaylar,

            17. Bir (1) ay içerisinde Valilik onayına sunulmak üzere okullarda müdür yetkili öğretmen görevlendirilmesine ilişkin onaylar,

            18. Millî Eğitim Bakanlığına bağlı Meslekî ve Teknik Eğitim Okul ve Kurumları Alan/Bölüm, Atölye ve Laboratuvar Şefliklerine İlişkin Yönerge'nin 8. maddesi çerçevesinde Okul ve Kurumların Alan (bölüm) Şefliği, Atölye Şefliği ve Laboratuvar Şefliğine görevlendirme onayları,

            19. Valilik onayına tabi her türlü sınavın ilçede yapılmasına ilişkin onaylar,

            20. Özel okul binalarının eğitim ve öğretim hizmetleri dışında eğitim içerikli faaliyetler için kullanımına ilişkin onaylar,

            21. Özel Motorlu Taşıt Sürücüleri Kurslarında özel eğitim uzmanına ihtiyaç duyan kursiyerlere yönelik gerekli uzman öğreticinin görevlendirilmesine ilişkin onaylar,

            22. Yabancı uyruklular ve öğrenimini yurt dışında tamamlayanlardan Türkçe bilmeyen Türkiye Cumhuriyeti vatandaşlarının özel öğretim kurumlarında ihtiyaç duydukları tercüman görevlendirme onayları,

            23. Özel öğretim kurumlarında verilecek takviye kurslara ilişkin onaylar,

            24. Özel öğretim kurumlarının (özel eğitim ve rehabilitasyon merkezlerinin), öğrenci ve kursiyerleri mağdur etmeyecek biçimde, yıllık çalışma takviminde öngörülmeyen ve kurumlarda yapılacak boya, badana gibi tadilât nedeni ile 15 (on beş) günü geçmeyen eğitim öğretime ara verme onayları,

            25. İşlem sonrasında Valiliğe bildirilmek üzere özel öğretim kurumlarında görevlendirilecek yöneticiler dışındaki kadrolu/ücretli personelin çalışma izin onayları, istifa, sözleşme feshi/çalışma süresi bitimi düzenlenen ayrılış onayları, çalışma izninin uzatıldığına ilişkin onaylar,

            26. Özel eğitim-öğretim kurumlarında görevlendirilecek ders ücretli öğretmen onayları,

            27. Devamsız öğrencilerin diğer il ve ilçelere doğrudan bildirilmesine ilişkin yazıların yazılması,

            28. Kurumlara ait salon, bina ve tesislerin geçici olarak kamu kurum ve kuruluşlarının kullanımına  (bedelli-bedelsiz) verilmesine ilişkin onay ve yazılar,

            29. İlçelerdeki resmi/özel kurumların, kurumlar ve personeli ile ilgili, mahkemelerden ve resmi kurumlardan istenilen bilgi ve belgelere ilişkin yazışmaların doğrudan yapılması,

            30. 657 sayılı Devlet Memurları Kanunun 4. maddesinin (B) bendine göre İlçelere atanan personele ilişkin sözleşmelerin imzalanması.

            31. Mevzuat uyarınca Kaymakam tarafından onaylanması zorunlu olan yazı ve kararlar,

            32. Yönetici konumundaki personelin yıllık, mazeret, sağlık ve yurtdışı izin onayları, ile diğer tüm personellerin mazeret (hastalık dahil)  izin onayları,

            33. 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu’nun 137. - 145. maddeleri arasında yer alan görevden uzaklaştırma kararının uzatılması veya kaldırılması onayları,

            34. 4483 sayılı Memurlar ve Diğer Kamu Görevlilerinin Yargılanması Hakkında Kanun’a göre verilecek ön inceleme onayları,

            35. Birim amirlerinin araçlı veya araçsız ilçe dışına görevli çıkış onayları,

            36. Disiplin soruşturması açma onayları,

            37. 442 sayılı Köy Kanunu gereği Mülki İdare Amirinin onayını gerektiren köy ihtiyar meclisi kararları ile köy bütçelerinin onayı,

            38- 5326 sayılı Kabahatler Kanunu, 5179 sayılı Gıda Kanunu,1380 sayılı Su Ürünleri Kanunu,3285 sayılı Hayvan Sağlığı ve Zabıtası Kanunu, 6502 sayılı Tüketicinin Korunması Hakkında Kanun, 1774 sayılı Kimlik Bildirme Kanunu gereği verilecek idari para cezalarına ait onayları,

B- KAYMAKAMIN BAŞKANLIK EDECEĞİ KURULLAR

1-Kaymakam tarafından başkanlık edilmesinde yasal zorunluluk bulunan kurullar.

C- BİRİM AMİRLERİNİN İMZALAYACAĞI YAZILAR VE ONAYLAR

1-Kaymakamın onayına sunulacak yazılar,

            2-Kaymakam’ın imzasını gerektirecek yazıların parafı,

            3-Yönetici konumundakiler hariç, araçlı ve araçsız ilçe dışına çıkış onayları, personelin izin onayları, (Yönetici konumundaki ve diğer tüm personellerin mazeret izin onayları Kaymakam tarafından onaylanacaktır.) 

            4-İlçe içi kurumlar arası rutin yazışmalar,

            5-İl Müdürlüklerine gönderilecek takdir kullanılmayan teknik, bilgi içerikli ve rutin yazışmalar,             

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

YAZIŞMA USULÜ, DİĞER HÜKÜMLER VE YÜRÜRLÜK

A-YAZIŞMA USULÜ

1-Yazışmalar 09.06.2020 tarih ve 31151 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik esaslarına göre yapılır.

            2-Yazıların Türkçe dilbilgisi kurallarına uygun hazırlanması, konunun açık bir ifade ile kısa ve öz yansıtılması zorunludur. Bu amaçla en kısa sürede Türkçe dilbilgisi ve imla kuralları konusunda tüm personel hizmet içi eğitimden geçirilecek ve bu eğitimler her yıl tekrarlanacaktır.

B-DİĞER HÜKÜMLER

1-Bu yetki devrinin uygulanmasında ortaya çıkabilecek hata ve noksanlıkların düzeltilmesi için bütün kamu yöneticilerin ciddi izleme sonucuna dayalı düşünce eleştiri ve önerileri önem arz etmektedir.

            2-Yetki devredilen yöneticiler ilçe yönetiminde iş birliği içinde hizmet bütünlüğünün ve hiyerarşik bağlılıkların gerektirdiği dikkat ve hassasiyeti gösterecek, takdirlerini en iyi biçimde kullanarak hizmetin daha verimli, sürekli, iyi kaliteli ve performans kriterlerine dayalı icra edilmesini sağlayacaklardır.

            3-Bu Yönerge tüm memurlara tebliğ edilecek ve uygulanması süreli amirlerce takip edilecektir.

            4-Bu Yönergenin hatalı ve kapsam dışı uygulanmasında tüm ilgililer sorumludur. Aksi uygulama disiplin soruşturması gerektirir.

            5-Bu Yönergede tadat ve tasnif ve tarif edilmeyen hususlarda emsaller dikkate alınır. Tereddüt edilen hallerde Kaymakamın emrine göre hareket edilir.

           C- YÜRÜRLÜK

1- Bu Yönerge 27 Aralık  2021 tarihinde yürürlüğe girer.

            2- 10.10.2021 tarih ve 810 sayılı yazımız ekinde gönderilen Gölhisar Kaymakamlığı İmza Yetkileri Yönergesi yürürlükten kaldırılmıştır.